Wer ein Paket in ein Land außerhalb der EU versendet, muss eine Zollinhaltserklärung beifügen. Die Formulare CN22 und CN23 sind international standardisierte Zolldokumente des Weltpostvereins und werden von allen Postdiensten weltweit anerkannt. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Formulare korrekt ausfüllst – mit praktischen Beispielen.
CN22 vs. CN23: Welches Formular brauchst du?
Die Wahl des richtigen Formulars hängt vom Warenwert und der Art deiner Sendung ab. Bei der falschen Wahl kann es zu Verzögerungen beim Zoll oder sogar zur Rücksendung des Pakets kommen.
CN22 – das Kurzformular
Die CN22 ist das kleinere der beiden Formulare und wird für Sendungen mit einem Gesamtwert bis 300 SDR (ca. 370 €) verwendet. Sie hat das Format einer Postkarte und wird direkt auf dem Paket angebracht. Die CN22 enthält nur grundlegende Angaben: eine allgemeine Inhaltsbeschreibung, die Menge, das Gewicht, den Wert und die Sendungskategorie. Bei DHL wird die CN22 automatisch erzeugt, wenn du ein internationales Paket online frankierst.
CN23 – das ausführliche Formular
Die CN23 ist für Sendungen über 300 SDR oder bei bestimmten Zielländern vorgeschrieben. Sie bietet Platz für detaillierte Angaben zu jedem einzelnen Artikel und enthält zusätzliche Felder für Zolltarifnummern (HS-Codes), das Herkunftsland der Waren und eine genaue Warenbeschreibung. Die CN23 wird zusammen mit dem Adresslabel in einer Dokumententasche auf dem Paket angebracht.
CN22 Schritt für Schritt ausfüllen
Das Ausfüllen der CN22 ist unkompliziert, erfordert aber Sorgfalt bei den Angaben. Hier gehen wir jedes Feld einzeln durch.
Sendungskategorie auswählen
Im ersten Feld der CN22 kreuzt du die passende Kategorie an: Geschenk (Gift), Ware/Handelsware (Commercial Sample / Sale of Goods), Dokumente (Documents), Rücksendung (Returned Goods) oder Sonstiges (Other). Die korrekte Kategorie ist wichtig, da sie die Zollbehandlung beeinflusst. Geschenke sind in vielen Ländern bis zu einem bestimmten Wert zollfrei.
Inhaltsbeschreibung, Menge und Wert
Beschreibe den Inhalt möglichst genau auf Englisch (oder in der Sprache des Ziellandes). Statt „Kleidung" schreibe „2 cotton T-shirts, 1 wool scarf". Gib für jeden Artikel die Stückzahl, das Nettogewicht und den Wert in Euro an. Der Wert sollte dem tatsächlichen Kaufpreis oder Marktwert entsprechen. Beispiel: „1 × Book (novel), 350 g, 15,00 EUR". Am Ende trägst du das Gesamtgewicht und den Gesamtwert der Sendung ein.
Unterschrift und Datum
Die CN22 muss vom Absender unterschrieben und mit dem Versanddatum versehen werden. Ohne Unterschrift ist das Dokument ungültig und das Paket kann vom Zoll zurückgehalten werden.
CN23 ausfüllen: Zusätzliche Felder
Die CN23 enthält alle Felder der CN22 plus zusätzliche Angaben, die für höherwertige Sendungen erforderlich sind.
Zolltarifnummer (HS-Code)
Die Zolltarifnummer – auch HS-Code (Harmonized System Code) genannt – ist eine international standardisierte Nummer zur Klassifizierung von Waren. Sie besteht aus mindestens 6 Ziffern und hilft dem Zoll, die Ware schnell einzuordnen und den korrekten Zollsatz anzuwenden. Du findest den passenden HS-Code im EZT-online (Elektronischer Zolltarif) der deutschen Zollverwaltung oder über die Suchfunktion der Europäischen Kommission. Beispiele: Bücher = 4901, Baumwoll-T-Shirts = 6109.10, Smartphones = 8517.13.
Herkunftsland und Lizenznummern
Trage das Herkunftsland der Ware ein (nicht das Absenderland, sondern das Produktionsland). Wenn du für bestimmte Waren eine Ausfuhrgenehmigung oder Lizenznummer benötigst, trage diese ebenfalls in der CN23 ein.
Häufige Fehler vermeiden
Die häufigsten Fehler beim Ausfüllen der Zollinhaltserklärung sind: ungenaue Inhaltsbeschreibungen (z. B. nur „Geschenk" statt einer konkreten Beschreibung), fehlende oder falsche Wertangaben, vergessene Unterschrift und fehlende Zolltarifnummern bei der CN23. Jeder dieser Fehler kann dazu führen, dass dein Paket beim Zoll festgehalten wird, der Empfänger höhere Gebühren zahlen muss oder das Paket sogar zurückgeschickt wird. Nimm dir also die Zeit, die Formulare sorgfältig und vollständig auszufüllen.